AllUnited helpt voetbalbestuurders met administratie en communicatie

Het besturen van een voetbalvereniging wordt complexer. Toch zijn er ook allerlei initiatieven van eenlingen, start-ups en andere bedrijven om de voetbalbestuurder te helpen. In een serie artikelen in BAV Voetbalinfo proberen we u daar over te informeren.  In de vijfde aflevering: het bedrijf AllUnited dat clubs een compleet pakket levert voor administratie én communicatie.

Een B-junior moet je andere informatie sturen dan een bestuurslid, iemand die zijn contributie nog niet heeft betaald moet daar in zijn nieuwsbrief een melding van krijgen. Stopt de kantinebeheerder? Dan moet er op de website direct een vacature komen te staan en de spelers van het vierde elftal moeten een mailtje krijgen als een nieuw lid zich heeft aangemeld die bij hen in het team komt. En dat moet allemaal met één druk op de knop gedaan kunnen worden.
Voetbalverenigingen worden in de toekomst veel meer community’s dan ze nu zijn, is de overtuiging van het Noordwijkse bedrijf AllUnited. Een verzamelplek voor leden die allemaal persoonlijk benaderd willen worden en waarbij de voetbalbestuurders handvaten moeten krijgen om in die ontwikkeling mee te gaan. Daarom hebben zij een softwarepakket ontwikkeld dat zowel de administratieve en boekhoudkundige kant van een vereniging in beheer heeft áls ook de communicatieve kant. En die systemen zijn volledig met elkaar geïntegreerd. Koninklijke HFC is een van de 350 verenigingen die werkt met de software van AllUnited. Sandrine Laureau: ‘Wij gebruiken het al jaren. Als het eenmaal goed geïmplementeerd is en alle gebruikers opgeleid, is het systeem enorm gebruiksvriendelijk en echt value for money.’
William van Rijn van AllUnited legt het idee achter AllUnited verder uit. ‘Communicatie naar leden is heel belangrijk, maar hoe kun je dat nu zó doen dat elk lid persoonlijk gerichte informatie krijgt? Wij hebben daar software voor ontwikkeld die mede is bedacht door voetbalbestuurders. Wij geloven in een volledige integratie van ledenadministratie en communicatie.’

Kun je dat concreet toelichten? Stel: wij melden ons vandaag aan bij de vv Noordwijk als nieuw lid. Wat gebeurt er dan?
‘Dan gaat er meteen een welkomstmail naar je toe met een persoonlijke inlog voor de website. De penningmeester krijgt een melding, je krijgt een automatische factuur voor de contributie die openstaat voor de rest van het seizoen (die het systeem automatisch berekend), de technische commissie krijgt een melding dat er iemand in een team moet worden gezet. Als de technische commissie je heeft ingedeeld kunnen je teamleden bericht krijgen dat ze een nieuwe speler kunnen verwelkomen. Jij krijgt meteen te zien in welk elftal je komt, met foto’s van je medespelers, met wedstrijdverslagen, standen en uitslagen, en dat allemaal op je eigen team webpagina. En als je bijvoorbeeld hebt aangegeven ook bardiensten te willen draaien, krijgt de kantinebeheerder daar ook weer bericht van. Zowel het lid als de betrokken bestuursleden worden dus onmiddellijk op de hoogte gesteld met voor hun relevante informatie, zodat daar meteen acties op kunnen worden ondernomen.’

Wat is het voordeel voor voetbalbestuurders?
‘Tijdwinst, een financiële besparing en een extra service naar de leden. Je gaat als vereniging alles beheren in één systeem. Niet alleen je ledenadministratie en communicatie, maar ook bijvoorbeeld wedstrijdzaken. Je laadt de wedstrijden in, voegt scheidsrechters toe, de kleedkamers, en dat schema publiceer je op de narrowcasting in de kantine. Dus je hoeft niet meer de lijstjes uit te printen met de indeling van de kleedkamers, alles gebeurt binnen één pakket. Je gaat daardoor tijdwinst halen, want je bent alle tussenstappen kwijt. Als je informatie één keer in het systeem zet, blijft het er ook in staan en vindt het zelf de juiste weg. En kunnen wij je als AllUnited altijd op weg helpen als er een vrijwilliger wegvalt.’

Veel verenigingen doen een aantal van deze zaken via Sportlink. Waarin zijn jullie anders?
‘Financieel zijn we aantrekkelijker geprijsd, ons boekhoudkundig pakket is een stuk uitgebreider en we werken met zogenaamde ‘open systemen’. Heeft de vereniging zelf een app of een WordPress-website waar ze de data van ons pakket aan willen koppelen dan kan dat. Bovendien kopen de verenigingen de software en zijn ze daar ook de eigenaar over. Elke week komen we met nieuwe functies die meteen beschikbaar worden gesteld. We luisteren ook naar de verenigingen. Als zij iets willen nemen we die ideeën mee in onze ontwikkelingen. Bovendien kunnen we ook boekhoudingen aan elkaar koppelen. Dat is bijvoorbeeld ideaal voor omni-verenigingen, waarbij het lastig is om vier verschillende kaartenbakken te integreren. Bij ons is het zo dat als een vader tennist en een zoon voetbalt dat papa automatisch één rekening voor het hele gezin krijgt, al dan niet met familiekorting die wordt berekend.’

William van Rijn van AllUnited.

Het klinkt ingewikkeld. Kunnen bestuurders zonder ict-kennis hier gemakkelijk mee overweg?
‘Wij doen de moeilijke dingen, verder is het net zo gebruiksvriendelijk als andere pakketten waar veel clubs nu mee werken. Via onze workshops en gebruikerscursussen helpen we webmasters, penningmeester en ledenadministrateurs. Zeker omdat we veel nieuwe functies ontwikkelen, is educatie nodig.’

Waarom zouden voetbalverenigingen hier behoefte aan hebben?
‘Wij zijn ervan overtuigd dat voetbalverenigingen in de toekomst niet meer zo zijn ingekaderd als nu het geval is. Het gaat veel verder. Alle contacten zullen online plaatsvinden. Nu zie je al dat het belangrijk is dat je als vereniging met alle stakeholders moet communiceren. Daarom is het makkelijker dat bijvoorbeeld de gemeente, de sponsors, de leden en het bestuur vanuit één platform kunnen werken waar ze zich prettig bij voelen. Dat is de stip op de horizon die wij hebben gezet en waar we rekening mee houden in onze ontwikkelingen.’

Voor meer informatie: http://www.allunited.nl/